L’importanza dei sistemi di gestione per la sicurezza

La norma UNI EN ISO 45001, pubblicata il 12 marzo 2018, rappresenta il nuovo standard internazionale per l’implementazione dei Sistemi di Gestione per la Salute e Sicurezza (SGSS).
Si tratta di una novità anzitutto perché, fino ad ora, l’ISO non ha mai avuto una Norma specifica sui Sistemi di gestione della Salute e Sicurezza.

La ISO 45001 è uno standard internazionale, applicabile da qualsiasi azienda, di qualunque tipologia e dimensione, che ha come scopo principale quello di migliorare le prestazioni aziendali in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro (SSL), ma anche di avere altri vantaggi diretti come ad esempio una migliore applicazione delle normative, diminuzione dei costi legati agli infortuni, diminuzione dei premi assicurativi.

Nello specifico, con struttura HLS, introdotta nel 2012 per standardizzare la struttura di tutte le norme ISO, si intende un approccio che permette:
• un’identica struttura per tutti i sistemi di gestione;
• un utilizzo della stessa terminologia per tutti i sistemi di gestione;
• degli standard di più semplice comprensione;
• un’applicazione più efficiente di sistemi di gestione integrati.

1. Sistema di gestione:

L’analisi del contesto, capitolo 4 della 45001, è considerato il punto di partenza per l’implementazione di un SGSS ed ha come obiettivo quello di comprendere quali siano i fattori, interni ed esterni, più importanti che possono influenzare l’applicazione e la gestione della SSL e di conseguenza come questi possono impattare, in un’ottica di rischi ed opportunità, sulle strategie aziendali.
Tale coinvolgimento può essere ottenuto pianificando interventi di informazione, formazione e sensibilizzazione ai temi della prevenzione che devono integrarsi con i piani formativi aziendali.

2. Introduzione di processi sistematici per individuare il contesto, i rischi e le opportunità e le azioni da intraprendere

la 45001 prevede un’analisi del contesto come punto di partenza dell’implementazione del SGSS.
Le aziende sono quindi obbligate a individuare e comprendere il proprio contesto, inteso come fattori interni ed esterni che hanno influenza sugli obiettivi aziendali e sulla capacità aziendale di ottenere questi risultati strategici.

Il Contesto Esterno può essere, ad esempio, rappresentato da:
• l’ambiente sociale, politico, normativo, finanziario ed economico in cui un’azienda opera;
• Le relazioni instaurate, la percezione, i valori e le attese delle parti interessate esterne all’organizzazione.

Dall’altra parte, il contesto Interno può essere rappresentato da:
• Le policy, gli obiettivi e le strategie aziendali;
• Le risorse disponibili in azienda in termini di ruoli, responsabilità, competenze e consapevolezza.

Oltre all’analisi del contesto, la ISO 45001 introduce il concetto di approccio basato sui rischi come caposaldo nello sviluppo e nell’implementazione di un SGSS.
Il requisito di effettuare un’analisi dei rischi e delle opportunità in fase di pianificazione del Sistema (Risk Based Thinking) sposta l’attenzione verso i rischi dalla fase di controllo a quella di pianificazione.

L’azienda deve, per ogni singolo processo, considerare tutti i rischi ad esso correlati e stabilire quali azioni mettere in atto nel caso si dovessero avverare questi scenari.

Diventa essenziale dialogare con la forza lavoro, che conosce meglio di chiunque altro le attività aziendali. I lavoratori possono così contribuire attivamente nell’identificazione dei rischi, ma solo se ci si è curati di formarli adeguatamente a riconoscerli e gestirli.

3. Il ruolo del Top Management: impegno e leadership nella gestione della SSL

Viene accentuato il ruolo del Top Management come “leader” dell’azienda; da questa convinzione deriva il suo maggior coinvolgimento nell’implementazione del sistema di gestione con maggiore attenzione alla stesura della Politica aziendale che dovrà essere sempre più appropriata al contesto precedentemente individuato e far più riferimento ad obiettivi e strategie aziendali.
Ciò, inoltre, permette di integrare gli obiettivi di sicurezza negli obiettivi strategici aziendali favorendo la comprensione di come prevenire in modo sistematico i rischi possa diventare strategico per il profitto e il benessere organizzativo.

4. Allargamento del campo di applicazione a tutte le parti interessate (Stakeholder)

La ISO 45001 richiede che i temi della salute e sicurezza siano parte integrante della pianificazione strategica aziendale e dello stesso sistema di gestione aziendale e non siano più relegate ad elemento secondario.

5. Implementazione di processi per il coinvolgimento dei lavoratori in tutte le fasi del SGSS

La norma prevede l’implementazione di processi per la consultazione e la partecipazione dei lavoratori a tutti i livelli dell’organizzazione e il mantenimento degli stessi durante lo sviluppo, la pianificazione, l’implementazione, la valutazione delle performance e dei miglioramenti del sistema di gestione salute e sicurezza.

Lo standard prevede che l’alta direzione incoraggi la consultazione con i lavoratori e la partecipazione degli stessi e dei loro rappresentanti, in quanto tali elementi rappresentano dei fattori chiave nella Gestione di un SGSS. E’ quindi prevista la tempestiva comunicazione delle informazioni richieste dai lavoratori e dai loro rappresentanti prima che l’organizzazione prenda una decisione.

L’organizzazione deve incoraggiare i lavoratori in ogni livello affinché segnalino situazioni pericolose, per fare in modo che possano essere adottate misure preventive e azioni correttive.

Anche la necessità di raccogliere feedback può quindi essere stimolata ed educata con iniziative di sensibilizzazione e campagne di promozione dei comportamenti sicuri e condivisi.

6. “Meccanica” della comunicazione

Viene affrontata l’importanza per il sistema di gestione di una comunicazione efficace tanto con gli stakeholder interni quanto con quelli esterni.
Il requisito di base è che le aziende identifichino gli stakeholder significativi e decidano che cosa, quando e come comunicare verso di loro.

Inoltre, la ISO 45001 prevede l’individuazione di un interlocutore per trattare con imprese appaltatrici esterne e visitatori tenendo sempre conto delle diversità dei destinatari (lingua, cultura, istruzione, ecc.). e quindi delle informazioni fornite.

La nuova norma andrà a sostituire l’OHSAS 18001 dopo un periodo di migrazione stabilito in tre anni, quindi da marzo 2021 saranno solo emessi certificati secondo la ISO 45001.

Come adeguare il proprio sistema di gestione OHSAS alla nuova ISO 45001:

1. Sensibilizzare internamente il Top Management sull’importanza del passaggio ai nuovi standard,
valorizzandone i vantaggi;
2. Elaborare una Gap Analysis che identifichi le lacune del Sistema rispetto ai nuovi requisiti (es. analisi del contesto, identificazione delle parti interessate e loro bisogni, analisi rischi e opportunità ecc.);
3. Sviluppare un piano di adeguamento, identificando tempistiche, risorse, costi e azioni da intraprendere;
4. Verificare che le competenze necessarie all’adeguamento siano possedute completamente e aumentare la consapevolezza di tutti i lavoratori e le parti interessate;
5. Aggiornare il sistema esistente e verificarne l’efficacia mediante audit interni; 6. Pianificare un audit di certificazione secondo la nuova norma.

Conoscere l’organizzazione aziendale, nondimeno la suddivisione dei suoi ruoli, è il primo passo per progettare un intervento formativo che tenga conto della Valutazione dei Rischi connessi al ciclo di lavoro.

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